10个高逼格邮件经验 价值$10万 今天免费
2016-06-20
你相信吗?在美国公司员工每天会花费28%的时间在邮件上面,每人每天平均会收到105封邮件!
这组数据可不是小纽空穴来风,它们来自Radicati Group的一份调查报告。Harris Interactive公司也做过一次关于邮件的调查,发现员工每天最多可以处理50封邮件,再多的话就消化不了了。
如果你是一名员工,每天收到这么多邮件会怎么处理?怎么高效回复?哪些邮件会被打开?哪些又会被直接秒删?
无论你是在校学生还是职场精英,Email都是家常便饭,天天都需要用,但是你有认真研究过怎么给教授发邮件才礼貌,怎么给老板发邮件汇报工作才专业,怎么给同事、同学发邮件才有逼格?今天小纽就为大家送上邮件写作终极指南,让你的邮件永不进垃圾箱,分分钟变得更加专业、更加高效、更加高逼格。
1. 标题一针见血
邮件的标题决定了它是会下一秒躺在垃圾箱,还是会被点开阅读。总的来说,标题可以用大概6-8个词概括一下邮件的内容,长短适中,一针见血,不要婆婆妈妈、也不要惜字如金。
先说说邮件标题的禁忌:
下面是小纽的正确示范:
2. 正文“一件事,五句话”
正文到底该怎么写,写多少合适?记住,“一件事,五句话”是标准。啥意思?简而言之,就是一封邮件尽量只说一件事情,这件事情用最多五句话说明白。另外,写这封邮件的意图或目的要在前两句中就明确说出来。
如果说的事情太多,很容易让人抓不到重点;如果一件事情说得太啰嗦,收件人很容易就会失去继续阅读的耐心,所以五句话是email writing中公认的最合适的长短。
如果某一件事下需要具体说明几点内容,建议使用bullet points,这样收件人就不需要从大段的文章中苦苦寻找关键点。
3. 像说话一样写邮件
简而言之,你平常怎么说话,邮件就怎么写,不需要过分斟酌选词或句式。
小纽求求大家,邮件正文别用长难句以及生僻词汇!这里可绝对不是展示你语法功底和词汇量的地方。没人愿意在邮件中做阅读理解,神马宾语从句、表语从句、同位语从句,越少越好。一句话,write like you speak!
4.网络用语、各种缩写要慎用
如果是给朋友发邮件,那倒是无所谓(哎?在这个短信微信这么方便的年代,谁没事给朋友发邮件啊?!)。我们在这里谈的是高逼格专业邮件。本来邮件正文非常专业、严肃,结果结尾来了个"LOL","4 u" ("for you"), "Gr8" (great), 整个邮件瞬间就弱爆了。还有那些笑脸、哭脸之类的表情也要分场合使用,尽量在专业商务邮件中避免。
当然,一些常见的简写你要知道是啥意思。以下简写在熟悉的同事之间使用是不为过的。
(图片来源:hubspot.com,版权属于原作者)
4. “回复全部” “密送”要三思
“回复全部”使用不慎的话也会惹麻烦。大家需要记住的是,邮件只需要回复给需要看到的人,在不需要回复所有人的时候就不要用“回复全部”了,否则收件人每天垃圾邮件的数量又会剧增。
密送,也就是“Blind Carbon Copy”, 简称“BCC”,目的在于不希望收件人彼此知道谁收到了这封邮件。除非一些特殊原因需要密送,一般情况下还是推荐用普通抄送(即 “Carbon Copy”, 简称“CC”),在公司内部保持对话公开透明。
那什么情况需要用密送呢?
6. 聪明使用链接URL
很多网页链接都很长,如果原封不动复制粘贴到你的邮件正文,那页面就会显得非常不整洁,也会影响阅读的流畅性。
更好的做法是简化链接或者直接选中关键词进行超链接。小纽为大家推荐两个简化URL的网站:goo.gl 和bitly.com
7. 小心邮件隐私
邮件并没有你想象的那么安全和隐秘,看希拉里深陷“邮件门”,饱受争议,成为众人质疑的焦点。她在担任国务卿期间没有开通政府官方电子邮件,而是使用个人邮箱办公,违反了政府官员之间的通信需作为档案保留的联邦规定。本以为个人邮件能有更多隐私,最后还不是把5万多页的邮件上交给国务院了。
切记,在邮件中议论他人,说他人坏话,发送不良信息,散布谣言之类的事情请不能做,强大的IT小哥可以分分钟把你的邮件内容全部获取。你的邮箱并没有你想象的那么安全,隐私性也没有那么高。
8. 确认收件人别发跑偏
回想一下你有没有犯过这样的错误:公司里/学校里有两个相同first name的人(比如Rachel A和Rachel B),在发送邮件填写收件人时一输入Rachel,邮箱就自动出来了,本想发给Rachel A的邮件,手一抖结果邮件发到了Rachel B那里。当Rachel B尴尬地回复:“I think you sent this to the wrong Rachel”时才惊呼:妈呀,发错人啦!
如果当你收到了被人发错的邮件时,尤其是对方在等待一个答案时,还是要进行回复。那么什么样的回复可以显得更礼貌呢?比如说:“ I know you are very busy, but I don't think you meant to send this email to me. And I wanted to let you know so you can send it to the correct person." (我知道你跟忙,但我觉得这封邮件你可能不是想发给我的。)
9. 关于附件的注意事项
不要单纯地以为附件附上了收件人就会自动看,一定要在文中说一下请查收后面的附件。
另外,如果真的有附件并且在正文中提到,可别忘了最后加上它啊!小纽的秘诀就是:如果有附件,在起草正文之前就把附件先加上,免得最后忘记。有附件可以采用以下说法:
Please find attached/enclosed…
The attached file is…
Attached you can find…
You may refer to the attached document for details.
Please refer to the attached document.
Kindly refer to the attached document.
除非有特殊需要,一般不要附超过两个附件;在不得已的情况下尽量不要压缩文件,因为收件人很可能无法用手机进行预览。另外,可以使用文件传送类网站例如YouSendIt.com等进行大量文件传送。
很多公司及员工不会打开陌生邮件的附件,很多邮件账号制动设置此类带附件的Email直接送入垃圾箱。所以,在你投递工作简历时,一定要根据公司投递简历的要求来发送邮件,并在正文中说明简历在附件中。
10. 开头结尾要客气
无论是师生之间、同学之间、同事之间还是上下级之间发邮件,都要礼貌。开头的问候和礼貌的结尾是必要的。常见的开头有:
如果你知道收件人的名称:
• Hi XXX
• Dear XXX
• Mr./Ms./Prof./Dr.+Last name
如果不知道姓名的话,可以用:
• Good morning/afternoon/evening
• Greetings
常见的结尾有:
• Yours, XXX
• Yours truly, XXX
• Sincerely, XXX
• Best, XXX
• Best/warm/kind regards, XXX
• Cheers, XXX
• Thanks, XXX
点击发送之前,别忘了做最后的检查,拼写、语法、附件、落款等等一个都不能落下。好了,小纽就帮你帮到到这里了,邮件能不能脱颖而出不被删除就看你的造化了。Good luck!
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2016-06-20 | 10个高逼格邮件经验 价值$10万 今天免费