10个高逼格邮件经验 价值$10万 今天免费
2016-06-20
你相信吗？在美国公司员工每天会花费28%的时间在邮件上面，每人每天平均会收到105封邮件！
这组数据可不是小纽空穴来风，它们来自Radicati Group的一份调查报告。Harris Interactive公司也做过一次关于邮件的调查，发现员工每天最多可以处理50封邮件，再多的话就消化不了了。
如果你是一名员工，每天收到这么多邮件会怎么处理？怎么高效回复？哪些邮件会被打开？哪些又会被直接秒删？
无论你是在校学生还是职场精英，Email都是家常便饭，天天都需要用，但是你有认真研究过怎么给教授发邮件才礼貌，怎么给老板发邮件汇报工作才专业，怎么给同事、同学发邮件才有逼格？今天小纽就为大家送上邮件写作终极指南，让你的邮件永不进垃圾箱，分分钟变得更加专业、更加高效、更加高逼格。
1. 标题一针见血
邮件的标题决定了它是会下一秒躺在垃圾箱，还是会被点开阅读。总的来说，标题可以用大概6-8个词概括一下邮件的内容，长短适中，一针见血，不要婆婆妈妈、也不要惜字如金。
先说说邮件标题的禁忌：
下面是小纽的正确示范：
2. 正文“一件事，五句话”
正文到底该怎么写，写多少合适？记住，“一件事，五句话”是标准。啥意思？简而言之，就是一封邮件尽量只说一件事情，这件事情用最多五句话说明白。另外，写这封邮件的意图或目的要在前两句中就明确说出来。
如果说的事情太多，很容易让人抓不到重点；如果一件事情说得太啰嗦，收件人很容易就会失去继续阅读的耐心，所以五句话是email writing中公认的最合适的长短。
如果某一件事下需要具体说明几点内容，建议使用bullet points，这样收件人就不需要从大段的文章中苦苦寻找关键点。
3. 像说话一样写邮件
简而言之，你平常怎么说话，邮件就怎么写，不需要过分斟酌选词或句式。
小纽求求大家，邮件正文别用长难句以及生僻词汇！这里可绝对不是展示你语法功底和词汇量的地方。没人愿意在邮件中做阅读理解，神马宾语从句、表语从句、同位语从句，越少越好。一句话，write like you speak!
4.网络用语、各种缩写要慎用
如果是给朋友发邮件，那倒是无所谓(哎？在这个短信微信这么方便的年代，谁没事给朋友发邮件啊?!)。我们在这里谈的是高逼格专业邮件。本来邮件正文非常专业、严肃，结果结尾来了个"LOL"，"4 u" ("for you"), "Gr8" (great)， 整个邮件瞬间就弱爆了。还有那些笑脸、哭脸之类的表情也要分场合使用，尽量在专业商务邮件中避免。
当然，一些常见的简写你要知道是啥意思。以下简写在熟悉的同事之间使用是不为过的。
(图片来源：hubspot.com，版权属于原作者)
4. “回复全部” “密送”要三思
“回复全部”使用不慎的话也会惹麻烦。大家需要记住的是，邮件只需要回复给需要看到的人，在不需要回复所有人的时候就不要用“回复全部”了，否则收件人每天垃圾邮件的数量又会剧增。
密送，也就是“Blind Carbon Copy”, 简称“BCC”，目的在于不希望收件人彼此知道谁收到了这封邮件。除非一些特殊原因需要密送，一般情况下还是推荐用普通抄送（即 “Carbon Copy”, 简称“CC”），在公司内部保持对话公开透明。
那什么情况需要用密送呢？
6. 聪明使用链接URL
很多网页链接都很长，如果原封不动复制粘贴到你的邮件正文，那页面就会显得非常不整洁，也会影响阅读的流畅性。
更好的做法是简化链接或者直接选中关键词进行超链接。小纽为大家推荐两个简化URL的网站：goo.gl 和bitly.com
7. 小心邮件隐私
邮件并没有你想象的那么安全和隐秘，看希拉里深陷“邮件门”，饱受争议，成为众人质疑的焦点。她在担任国务卿期间没有开通政府官方电子邮件，而是使用个人邮箱办公，违反了政府官员之间的通信需作为档案保留的联邦规定。本以为个人邮件能有更多隐私，最后还不是把5万多页的邮件上交给国务院了。
切记，在邮件中议论他人，说他人坏话，发送不良信息，散布谣言之类的事情请不能做，强大的IT小哥可以分分钟把你的邮件内容全部获取。你的邮箱并没有你想象的那么安全，隐私性也没有那么高。
8. 确认收件人别发跑偏
回想一下你有没有犯过这样的错误：公司里／学校里有两个相同first name的人（比如Rachel A和Rachel B），在发送邮件填写收件人时一输入Rachel，邮箱就自动出来了，本想发给Rachel A的邮件，手一抖结果邮件发到了Rachel B那里。当Rachel B尴尬地回复：“I think you sent this to the wrong Rachel”时才惊呼：妈呀，发错人啦！
如果当你收到了被人发错的邮件时，尤其是对方在等待一个答案时，还是要进行回复。那么什么样的回复可以显得更礼貌呢？比如说：“ I know you are very busy, but I don't think you meant to send this email to me. And I wanted to let you know so you can send it to the correct person." （我知道你跟忙，但我觉得这封邮件你可能不是想发给我的。)
9. 关于附件的注意事项
不要单纯地以为附件附上了收件人就会自动看，一定要在文中说一下请查收后面的附件。
另外，如果真的有附件并且在正文中提到，可别忘了最后加上它啊！小纽的秘诀就是：如果有附件，在起草正文之前就把附件先加上，免得最后忘记。有附件可以采用以下说法：
Please find attached/enclosed…
The attached file is…
Attached you can find…
You may refer to the attached document for details.
Please refer to the attached document.
Kindly refer to the attached document.
除非有特殊需要，一般不要附超过两个附件；在不得已的情况下尽量不要压缩文件，因为收件人很可能无法用手机进行预览。另外，可以使用文件传送类网站例如YouSendIt.com等进行大量文件传送。
很多公司及员工不会打开陌生邮件的附件，很多邮件账号制动设置此类带附件的Email直接送入垃圾箱。所以，在你投递工作简历时，一定要根据公司投递简历的要求来发送邮件，并在正文中说明简历在附件中。
10. 开头结尾要客气
无论是师生之间、同学之间、同事之间还是上下级之间发邮件，都要礼貌。开头的问候和礼貌的结尾是必要的。常见的开头有：
如果你知道收件人的名称：
• Hi XXX
• Dear XXX
• Mr./Ms./Prof./Dr.+Last name
如果不知道姓名的话，可以用：
• Good morning/afternoon/evening
• Greetings
常见的结尾有：
• Yours, XXX
• Yours truly, XXX
• Sincerely, XXX
• Best, XXX
• Best/warm/kind regards, XXX
• Cheers, XXX
• Thanks, XXX
点击发送之前，别忘了做最后的检查，拼写、语法、附件、落款等等一个都不能落下。好了，小纽就帮你帮到到这里了，邮件能不能脱颖而出不被删除就看你的造化了。Good luck!
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