邮件这样写 逼格才叫高
2015-12-03
你相信吗？公司员工每天会花费28%的时间在邮件上面，每人每天平均会收到105封邮件！
这组数据可不是小纽空穴来风，它们来自Radicati Group的一份调查报告。Harris Interactive公司也做过一次关于邮件的调查，发现员工每天最多可以处理50封邮件，再多的话就消化不了了。
如果你是一名员工，每天收到这么多邮件会怎么处理？怎么高效回复？哪些邮件会被打开？哪些又会被直接秒删？
如果你是一名在校学生，你也离不开邮件。很多时候跟教授沟通要用邮件、交作业用得到邮件、小组合作需要邮件交流进度、就连请病假也要通过邮件的形式......到底邮件该怎么写才能从密密麻麻的收件箱中脱颖而出？今天小纽就为大家送上邮件写作终极指南，让你的邮件分分钟变得更加专业、更加高效、更加高逼格。
1. 标题一针见血
邮件的标题决定了它是会下一秒躺在垃圾箱，还是会被点开阅读。总的来说，标题可以用大概6-8个词概括一下邮件的内容，长短适中，一针见血，不要婆婆妈妈、也不要惜字如金。
先说说邮件标题的禁忌：
•不要全部大写。珍爱生命，远离ALL CAPS。
•不用“URGENT”、“IMPORTANT”这类词语（除非真的是急的不行不行的了）
•不要过分简单让收件人摸不着头脑。（错误示范：A meeting; Quick question; Follow-up）
下面是小纽的正确示范：
•Team meeting 12/03 at 3PM. Can you attend?
•Quick question about yesterday’s assignment
•Follow-up on Friday’s interview
2. 正文“一件事，五句话”
正文到底该怎么写，写多少合适？记住，“一件事，五句话”是标准。啥意思？简而言之，就是一封邮件尽量只说一件事情，这件事情用最多五句话说明白。
如果说的事情太多，很容易让人抓不到重点；如果一件事情说的太啰嗦，收件人很容易就会失去继续阅读的耐心，所以五句话是email writing中公认的最合适的长短。
小纽还要特别提醒各位，邮件中不需要赘述太多细节（尤其是关于请假、迟到的原因）。比如说，来个错误示范：小红发烧，要跟老板请假。她邮件中解释自己烧到多少度，头昏眼花，涕泗横流…这些细节，其实并没人感兴趣。小红只需要说：“I’m sick today (或I have a fever today), so I am not able to come to the office. May I ask for a day off?” 简单明了，点到为止。
3. 像说话一样写邮件
简而言之，你平常怎么说话，邮件就怎么写，不需要过分斟酌选词或句式。
小纽求求大家，邮件正文别用长难句以及生僻词汇！这里可绝对不是展示你语法功底和词汇量的地方。没人愿意在邮件中做阅读理解，神马宾语从句、表语从句、同位语从句，越少越好。一句话，write like you speak!
4. 开头结尾要客气
无论是师生之间、同学之间、同事之间还是上下级之间发邮件，都要礼貌。开头的问候和礼貌的结尾是必要的。
常见的开头有：
如果你知道收件人的名称：
如果不知道姓名的话，可以用：
常见的结尾有：
常见的落款签名表达有：
5. 若有附件要说明
如果邮件中有重要附件，一定要记得在正文中提一下，不要单纯地以为附在后面，收件人就会自动看见。另外，如果真的有附件并且在正文中提到，可别忘了最后加上它啊！小纽的秘诀就是：如果有附件，在起草正文之前就把附件先加上，免得最后忘记。
有附件可以采用以下说法：
6. 小心邮件隐私
邮件并没有你想象的那么安全和隐秘，看希拉里深陷“邮件门”，饱受争议，成为众人质疑的焦点。她在任国务卿期间没有开通政府官方电子邮件，而是使用个人邮件办公，违反了政府官员之间的通信需作为档案保留的联邦规定。本以为个人邮件能有更多隐私，最后还不是把5万多页的邮件上交给国务院了。
切记，在邮件中议论他人，说他人坏话，发送不良信息，散布谣言之类的事情请不能做，强大的IT小哥可以分分钟把你的邮件内容全部获取。你的邮箱并没有你想象的那么安全，隐私性也没有那么高。
7. 慎用网络用语或卖萌表情标题
如果是给朋友发邮件，那倒是无所谓（哎？在这个短信微信这么方便的年代，谁没事给朋友发邮件啊？！）。我们在这里谈的是高逼格专业邮件。本来邮件正文非常专业、严肃，结果结尾来了个LOL，整个邮件瞬间就弱爆了。那些时下流行的网络用语也要慎用，因为并不是所有人都能看懂，当然，也显得不专业。还有那些笑脸、哭脸之类的表情也要分场合使用，尽量在专业邮件中避免。
8. “密送”、“回复全部”要三思
密送，也就是“Blind Carbon Copy”, 简称“BCC”，目的在于不希望收件人彼此知道谁收到了这封邮件。除非一些特殊原因需要密送，一般情况下还是推荐用抄送（即 “Carbon Copy”, 简称“CC”），在公司内部保持对话公开透明。
那什么情况需要用密送呢？比如公司要给30位员工加薪，薪水是一个比较敏感、保密的内容，HR在发送加薪通知时可以使用密送这个功能，这样员工之间并不知道还有哪些人也加了薪（当然，单独发邮件是更妥善的做法啦）。
“回复全部”使用不慎的话也会惹麻烦。大家需要记住的是，邮件只需要回复给需要看到的人，在不需要回复所有人的时候就不要用“回复全部”了，否则收件人每天垃圾邮件的数量又会剧增。
9. 确认收件人别发跑偏
回想一下你有没有犯过这样的错误：公司里／学校里有两个相同first name的人（比如Rachel A和Rachel B），在发送邮件填写收件人时一输入Rachel，邮箱就自动出来了，本想发给Rachel A的邮件，手一抖结果邮件发到了Rachel B那里。当Rachel B尴尬地回复：“I think you sent this to the wrong Rachel”时才惊呼：妈呀，发错人啦！
以后大家发邮件时，要记得确认收件人，免得造成不必要的尴尬。
10. 检查检查再检查
邮件写完后可别急着点“发送”，一定要仔细从到尾检查、确认无误后再发送。
你需要检查以下内容：
好了，小纽就帮你帮到到这里了，邮件能不能脱颖而出不被删除就看你的造化了。Good luck!
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